Utiliser la prescription externe

Qu’est-ce qu’est la prescription externe ?

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La fonctionnalité prescripteur permet à un partenaire extérieur à votre organisation (une association, une administration, une collectivité) de planifier un rendez-vous pour un usager dans vos disponibilités. Cette fonctionnalité a été développée pour permettre à des entités administratives différentes de rediriger des usagers d'un rendez-vous à l'autre. L'objectif est de faciliter et accélérer le parcours des usagers.

Concrètement, un agent d'une structure X peut planifier un rendez-vous directement dans vos disponibilités. Vous pouvez alors informer vos structures partenaires qu'elles ont la possibilité de planifier des rendez-vous sur vos créneaux disponibles.

Par exemple, vous pouvez en informer la mairie de votre commune. Les secrétaires et agents d'accueil en contact avec des usagers pourront ainsi les rediriger vers un rendez-vous dans vos disponibilités.

Autre exemple : vous pouvez en informer une association de votre territoire. Celle-ci pourra alors planifier des rendez-vous dans vos disponibilités.

Comment l’utiliser ?

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La première étape consiste à configurer des motifs de rendez-vous ouverts à la réservation en ligne dans vos plages de disponibilités. Pour plus d'informations, consultez Activer la prise de rendez-vous en ligne.

Ensuite, il vous suffit de partager l'URL de prise de rendez-vous en ligne avec les administrations de votre choix. Celles-ci pourront alors suivre le parcours prescripteur pour planifier des rendez-vous dans vos disponibilités.

Si l'agent a besoin de plus d'informations sur le contexte du rendez-vous, il peut contacter le prescripteur en utilisant les coordonnées laissées par ce dernier. Ces informations sont accessibles depuis la fiche du rendez-vous.

Les trois acteurs sont informés du rendez-vous par notifications :

• Le prescripteur reçoit un e-mail confirmant le rendez-vous pour l'usager.

• L'usager reçoit une confirmation de rendez-vous ainsi qu'un rappel 48 heures avant la rencontre avec le professionnel.

• Le professionnel voit le rendez-vous apparaître directement dans son agenda. Selon la configuration de synchronisation, il peut également recevoir un e-mail ou voir le rendez-vous s'importer automatiquement dans son agenda externe.

Que doit faire un prescripteur ?

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Un prescripteur aura accès aux disponibilités de l'organisation via le parcours de prise de rendez-vous en ligne (plus d'informations Activer la prise de rendez-vous en ligne).

Pour prendre rendez-vous pour un usager, le prescripteur devra sélectionner :

• un motif de rendez-vous

• un créneau de rendez-vous

Après avoir choisi le motif et le créneau, le prescripteur doit cliquer sur « Je suis un prescripteur qui oriente un bénéficiaire ». Il sera ensuite invité à saisir ses coordonnées, puis celles de l'usager. Une fois toutes ces informations renseignées, il pourra confirmer le rendez-vous. Un récapitulatif du rendez-vous sera généré à la fin du processus.

Une fois le rendez-vous planifié, le prescripteur n'intervient plus dans sa gestion. L'annulation ou la modification d'un rendez-vous peut être initiée uniquement par les parties concernées, à savoir l'agent et l'usager.