Utiliser la prescription externe
Qu’est-ce qu’est la prescription externe ?
La fonctionnalité prescripteur permet à un partenaire extérieur à votre organisation (une association, une administration, une collectivité) de planifier un rendez-vous pour un usager dans vos disponibilités. Cette fonctionnalité a été développée pour permettre à des entités administratives différentes de rediriger des usagers d'un rendez-vous à l'autre. L'objectif est de faciliter et accélérer le parcours des usagers.
Concrètement, un agent d'une structure X peut planifier un rendez-vous directement dans vos disponibilités. Vous pouvez alors informer vos structures partenaires qu'elles ont la possibilité de planifier des rendez-vous sur vos créneaux disponibles.
Comment l’utiliser ?
La première étape consiste à configurer des motifs de rendez-vous ouverts à la réservation en ligne dans vos plages de disponibilités. Pour plus d'informations, consultez Activer la prise de rendez-vous en ligne.
Ensuite, il vous suffit de partager l'URL de prise de rendez-vous en ligne avec les administrations de votre choix. Celles-ci pourront alors suivre le parcours prescripteur pour planifier des rendez-vous dans vos disponibilités.
Si l'agent a besoin de plus d'informations sur le contexte du rendez-vous, il peut contacter le prescripteur en utilisant les coordonnées laissées par ce dernier. Ces informations sont accessibles depuis la fiche du rendez-vous.
Les trois acteurs sont informés du rendez-vous par notifications :
Le prescripteur reçoit un e-mail confirmant le rendez-vous pour l'usager.
L'usager reçoit une confirmation de rendez-vous ainsi qu'un rappel 48 heures avant la rencontre avec le professionnel.
Le professionnel voit le rendez-vous apparaître directement dans son agenda. Selon la configuration de synchronisation, il peut également recevoir un e-mail ou voir le rendez-vous s'importer automatiquement dans son agenda externe.
Que doit faire un prescripteur ?
Un prescripteur aura accès aux disponibilités de l'organisation via le parcours de prise de rendez-vous en ligne (plus d'informations Activer la prise de rendez-vous en ligne).
Pour prendre rendez-vous pour un usager, le prescripteur devra sélectionner :
un motif de rendez-vous
un créneau de rendez-vous
Après avoir choisi le motif et le créneau, le prescripteur doit cliquer sur « Je suis un prescripteur qui oriente un bénéficiaire ». Il sera ensuite invité à saisir ses coordonnées, puis celles de l'usager. Une fois toutes ces informations renseignées, il pourra confirmer le rendez-vous. Un récapitulatif du rendez-vous sera généré à la fin du processus.
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