Configurer son organisation
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Vous êtes Agent Admin et disposez alors d'un accès au menu Configuration permettant de paramétrer votre organisation. Ce premier niveau de configuration permettra à tous les de votre structure d'utiliser leur agenda et de planifier des rendez-vous.
Pour faciliter le déploiement, vous trouverez ci-dessous des informations sur les options de configuration de votre organisation :
Vous pouvez ouvrir des accès aux agents de votre administration. Les agents pourront alors disposer d'un compte RDV Service Public on se connectant via un email et un mot de passe ou en utilisant .
Vous trouverez des options de configurations organisées en 2 étapes :
Lors de l’invitation d’un agent, vous devez définir son niveau de permission :
Basique Ce niveau permet à l’agent de :
Gérer ses propres plages d’ouverture, indisponibilités et rendez-vous ;
Gérer les rendez-vous des agents appartenant au même service.
L’agent basique n’a pas accès au menu Configuration, et ne peut donc pas modifier les paramètres de l’organisation.
Administrateur Ce niveau donne à l’agent des droits étendus :
Accès à l’agenda de tous les agents de l’organisation, quel que soit leur service ;
Possibilité de modifier les plages d’ouverture, les indisponibilités et les rendez-vous de tous les agents ;
Accès au menu Configuration, lui permettant de :
Inviter d'autres agents ;
Créer et modifier des motifs de rendez-vous ;
Ajouter des lieux de permanences;
Modifier les informations de l'organisation.
Intervenant Le statut intervenant fonctionne différemment des deux précédents :
Il n’est pas lié à une adresse e-mail ;
Sa création génère un agenda autonome, que vous pouvez nommer librement ;
Cet agenda est ensuite géré par les autres agents de l’organisation.
Ce statut est idéal pour des partenaires externes effectuant des permanences ponctuelles dans votre structure. Bien qu’ils ne possèdent pas de compte RDV Service Public, les rendez-vous peuvent tout de même être pris sur cet agenda intervenant.
Après avoir défini le niveau de droit et renseigné l’adresse e-mail ou un nom, vous devez l’associer au service auquel il est rattaché. Ratacher un agent à un service, c'est lui donner accès aux motifs et aux agendas agents associés à ce service.
Il est possible de rattacher un agent à plusieurs services.
Une fois cette étape validée, il ne sera plus possible de modifier les services associés à l’agent.
Si un changement est nécessaire :
Contactez l’Administrateur de Territoire de votre compte RDV Service Public ;
Ou supprimez l’agent concerné, puis recommencez l’invitation avec les bons paramètres.
Le motif est la raison du rendez-vous. Il permet de catégoriser les prises de rendez-vous, d’informer l’agent sur le contenu attendu et d’affiner les options (présentiel, téléphone, visio, option de prise de rendez-vous en ligne).
Vous trouverez des options de configurations organisées sous 3 onglets :
Un motif est avant tout un objet de rendez-vous qui se configure par un nom, une durée par défaut, un type et un service associé.
Vos motifs seront accessibles par les agents des services associés
Les agents pourront créer des plages de disponibilités avec des motifs configurés et ainsi faciliter la recherche de créneaux dans votre organisation et planifier des rendez-vous.
Si vous souhaitez proposer plusieurs modalités de rendez-vous (sur place, par téléphone, par visioconférence ou à domicile) ou plusieurs durée par défaut (30 minutes ou 60 minutes) pour un même motif, il sera nécessaire de dupliquer et créer plusieurs motifs.
Un motif peut-être ouvert ou non à la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez sélectionner cette option depuis l'onglet réservation en ligne de l'écran de configuration des motifs. Vous devez cocher la case ouvert aux usagers.
Une pastille en ligne s'affichera pour chaque motif.
Dès lors que vous ouvrez la prise de rendez-vous en ligne pour un motif, vous accéderez à des options de configurations supplémentaires liées au délais minimum et maximum de réservation. En configurant ces options, vous pouvez limiter la visibilités des disponibilités des plages de disponibilités des agents dans le parcours de prise de rendez-vous en ligne.
Aussi, vous pouvez offrir la possibilité à vos usagers de modifier leur créneau de rendez-vous en autonomie. Un bouton déplacer le RDV s'affichera depuis leur récapitulatif de rendez-vous accessible depuis les notifications email et SMS.
Si votre organisation est dispose d'un Dispositif de Recueil, vous pouvez également raccorder vos disponibilités au moteur (ANTS).
Un menu déroulant intitulé catégorie vous permet de sélectionner le motif du rendez-vous (CNI, Passeport ou CNI + Passeport). Une fois la catégorie choisie et les modifications enregistrées, les administrés pourront prendre rendez-vous directement via le moteur France Titres.
Cette fonctionnalité est disponible uniquement si votre organisation dispose d’un Dispositif de Recueil (DR). Elle est activée lors de la création de votre compte. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à contacter notre équipe pour en demander l’activation.
Vous pouvez personnaliser des instructions de rendez-vous, motif par motif. Vous pouvez personnaliser ces instructions depuis l'onglet notification et instruction.
Cette fonctionnalité permet de faire afficher ces instructions :
Avant le rendez-vous : dans le parcours en ligne, avant qu'un usager sélectionne un créneau
Après le rendez-vous : dans l'écran de confirmation du rendez-vous ainsi que dans la notification SMS, via l'URL info/annulation et dans la notification email, via le champ information supplémentaires
Les lieux permettent d'associer les disponiblités des plages d'ouvertures des agents à des adresses de rendez-vous.
L'adresse du rendez-vous est communiquée dans chaque notification SMS et emails
Vous pouvez créer autant de lieux que nécessaire pour votre organisation. Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter des lieux supplémentaires, en plus du lieu principal déjà défini lors de la création de votre compte.
Cela est particulièrement utile si :
Vos agents sont en itinérance ;
Vous disposez de plusieurs points d’accueil pour les usagers.
Une fois les lieux créés, les agents pourront associer leurs plages d’ouverture aux différents lieux configurés.
Cette fonctionnalité répond des usagers qui souhaitent facilement vous contacter en cas de besoin (difficultés à annuler son rendez-vous en autonomie, besoin d'informations complémentaires au rendez-vous, demande de modification de rendez-vous etc ...).
Ces informations apparaîtront ainsi dans les récapitulatif de rendez-vous accessible depuis les notifications email ou SMS.
Cette fonctionnalité permet à vos usagers de planifier des rendez-vous en autonomie depuis leur ordinateur ou téléphone avec vos services.
Cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Vous pouvez l'activer motif par motif.
Pour permettre la prise de rendez-vous en ligne, deux conditions doivent être remplies :
Avoir créé un ou plusieurs motifs de rendez-vous en ligne ;
Associer ces motifs à des plages d’ouverture.
Une fois ces conditions remplies, rendez-vous dans le menu Configuration, onglet Réservation en ligne. Vous y trouverez un lien URL unique : c’est par ce lien que les usagers pourront prendre rendez-vous avec votre organisation.
Vous pouvez diffuser cet URL sur :
Votre site internet ;
Vos communications par e-mail ;
Tout autre support destiné à informer les usagers.
Vous trouverez également des informations complémentaires dans la