Configurer son Espace
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En tant qu’Agent Administrateur d’Espace, vous disposez d’un accès au menu Espace, qui vous permet de paramétrer et administrer votre espace RDV Service Public. Ce niveau de configuration vous donne la possibilité de gérer vos organisations, vos services, vos agents et l’ensemble des paramètres généraux. Il vous permet ainsi de mettre en place les éléments nécessaires pour que tous les agents puissent utiliser leurs agendas et planifier des rendez-vous.
Pour faciliter le déploiement, vous trouverez ci-dessous des informations sur les options de configuration de votre espace :
En tant qu’Administrateur d’Espace, vous avez la possibilité d’inviter des agents à rejoindre votre espace RDV Service Public.
Pour inviter un agent :
Saisissez l’adresse e-mail de l’agent.
Sélectionnez le ou les services auxquels il sera affecté.
Associez-le à la ou aux organisations concernées.
Vous devez inviter les agents individuellement. Il n'est pas possible d'envoyer des invitations à plusieurs adresses e-mail simultanément.
L’invitation doit être validée par l’agent dans un délai de 48 heures (je sais plus). Passé ce délai, vous devrez procéder à une nouvelle invitation.
Une fois l’invitation envoyée, l’agent recevra un e-mail contenant un lien lui permettant de rejoindre votre espace. L’agent devra obligatoirement valider cette invitation avant que vous puissiez gérer ses paramètres.
Après validation de l’invitation par l’agent, vous pourrez :
Modifier ses affectations aux services et organisations.
Définir ou ajuster ses droits d’accès au sein de chaque organisation.
Les webhooks permettent à RDV Service Public de communiquer automatiquement avec le système d’information (SI) de votre organisation.
RDV Service Public peut envoyer des notifications à votre SI lorsqu’un événement a lieu, comme :
La création d’un rendez-vous.
La modification d’un rendez-vous.
L’annulation d’un rendez-vous.
Votre équipe informatique peut développer un module dans votre SI pour :
Recevoir ces notifications en temps réel.
Mettre à jour automatiquement vos calendriers internes, logiciels métiers, etc.
Cette intégration vous permet de :
Automatiser certaines tâches (mise à jour de calendriers, notifications internes, etc).
Réduire les saisies manuelles.
Offrir une meilleure synchronisation entre RDV Service Public et vos outils internes.
Pour les détails techniques et la mise en place, vous pouvez consulter la documentation dédiée :
En tant qu’Administrateur d’Espace, vous pouvez personnaliser les informations affichées dans les fiches usagers.
Vous avez la possibilité :
D’ajouter des champs personnalisés qui seront visibles dans les fiches usagers.
De masquer certains champs que vous ne souhaitez pas afficher.
Ces ajustements vous permettent d’adapter les fiches aux besoins spécifiques de votre organisation et de vos agents.
Les modifications que vous apportez s’appliqueront à l’ensemble des organisations et des services de votre espace.
Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage des fiches RDV en activant ou désactivant certains champs selon les besoins de vos organisations.
Champ Contexte
Le champ Contexte permet aux agents, lors de la prise de rendez-vous, d’ajouter des informations complémentaires utiles à la gestion du rendez-vous. Ces informations sont :
Uniquement visibles en interne, par les agents disposant des droits d’accès au rendez-vous concerné.
Non accessibles aux usagers.
Lorsque ce champ est désactivé, il est masqué dans l’interface. Les informations déjà saisies resteront enregistrées mais ne seront plus visibles.
Vous pouvez également configurer les paramètres liés à la salle d’attente, notamment :
Définir le mode de notification des agents lorsqu’un usager est présent en salle d’attente (notification visuelle, par mail).
Le motif est la raison du rendez-vous. Il permet de catégoriser les prises de rendez-vous, d’informer l’agent sur le contenu attendu et d’affiner les options (présentiel, téléphone, visio, option de prise de rendez-vous en ligne).
En tant qu’Administrateur, vous pouvez créer des motifs à l’échelle de votre espace. Cela vous permet de mutualiser les motifs entre plusieurs organisations, sans avoir à les recréer pour chacune.
Lors de la création, vous pouvez sélectionner les organisations concernées par ce motif.
La configuration d’un motif s’effectue via 3 onglets :
Un motif est avant tout un objet de rendez-vous qui se configure par un nom, une durée par défaut, un type et un service associé.
Vos motifs seront accessibles par les agents des services associés
Les agents pourront créer des plages de disponibilités avec des motifs configurés et ainsi faciliter la recherche de créneaux dans votre organisation et planifier des rendez-vous.
Si vous souhaitez proposer plusieurs modalités de rendez-vous (sur place, par téléphone, par visioconférence ou à domicile) ou plusieurs durée par défaut (30 minutes ou 60 minutes) pour un même motif, il sera nécessaire de dupliquer et créer plusieurs motifs.
Un motif peut-être ouvert ou non à la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez sélectionner cette option depuis l'onglet réservation en ligne de l'écran de configuration des motifs. Vous devez cocher la case ouvert aux usagers.
Une pastille en ligne s'affichera pour chaque motif.
Dès lors que vous ouvrez la prise de rendez-vous en ligne pour un motif, vous accéderez à des options de configurations supplémentaires liées au délais minimum et maximum de réservation. En configurant ces options, vous pouvez limiter la visibilités des disponibilités des plages de disponibilités des agents dans le parcours de prise de rendez-vous en ligne.
Aussi, vous pouvez offrir la possibilité à vos usagers de modifier leur créneau de rendez-vous en autonomie. Un bouton déplacer le RDV s'affichera depuis leur récapitulatif de rendez-vous accessible depuis les notifications email et SMS.
Vous pouvez personnaliser des instructions de rendez-vous, motif par motif. Vous pouvez personnaliser ces instructions depuis l'onglet notification et instruction.
Cette fonctionnalité permet de faire afficher ces instructions :
Avant le rendez-vous : dans le parcours en ligne, avant qu'un usager sélectionne un créneau
Après le rendez-vous : dans l'écran de confirmation du rendez-vous ainsi que dans la notification SMS, via l'URL info/annulation et dans la notification email, via le champ information supplémentaires
Vous pouvez gérer les services auxquels vos agents peuvent être affectés dans les différentes organisations.
Vous avez la possibilité d’activer un service pour qu’il soit disponible dans votre espace.
Vous pouvez également désactiver un service. Les agents ne pourront alors plus être affectés à ce service.
Si le service souhaité n’apparaît pas dans la liste proposée, vous pouvez en faire la demande en nous contactant via ce .