Planifier un rendez vous

Après avoir sélectionné une disponibilité via le parcours Trouver une disponibilité, vous entrerez dans le parcours de planification du rendez-vous. Plusieurs informations vous seront demandées :

Le motif

Sélectionnez un motif dans la liste proposée pour le service associé à l'agent choisi. Si vous avez utilisé le parcours trouver un rendez-vous, le motif sera déjà présélectionné.

Une fois le rendez-vous planifié, vous ne pouvez plus modifier le motif. Pour changer le motif, vous devrez supprimer le rendez-vous existant et en planifier un nouveau avec le motif souhaité.

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L’usager

Dans ce champ, vous devez indiquer l'usager concerné par le rendez-vous. Utilisez le moteur de recherche en saisissant les premières lettres du nom ou du prénom de l'usager.

Les fiches usagers proposées seront celles créées dans votre organisation. Vous verrez également s'afficher les fiches usagers créées dans d'autres organisations de votre territoire. Par respect pour la confidentialité des données, les informations personnelles des fiches usagers d'autres organisations de votre territoire seront partiellement masquées.

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Les horaires et le lieux

Vous devez renseigner la date et l’heure. Ces informations seront pré-remplies sur la base de votre sélection (soit depuis l’agenda ; soit depuis le bouton trouver un rendez-vous). Vous devez ensuite renseigner une durée. Par défaut, cette information sera pré-remplie sur la base des paramètres du motifs sélectionné. Enfin, il faudra sélectionner un lieu parmi les lieux de votre organisation.

Vous avez la possibilité de créer un lieu ponctuel. Il s’agit d’un rendez-vous à une adresse inhabituelle. La saisie de ce champ est libre.

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L’agent

Vous devrez également indiquer l'agent responsable de ce rendez-vous. Si le rendez-vous nécessite l'intervention de deux professionnels, il est possible d'associer deux agents à un même rendez-vous. Si vous avez utilisé le parcours trouver un rendez-vous, un agent sera présélectionné.

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Les préférences de notifications

Enfin, le champ « notification » résume le comportement et les informations de notification. Le comportement est lié au motif, tandis que les notifications se rapportent principalement à la fiche usager. Pour informer l'usager du rendez-vous par e-mail et par SMS, il est impératif de renseigner ces informations dans sa fiche usager (plus d'informations ici).