Utiliser son agenda

Rôle d'un Agent Basique

En tant qu’Agent Basique, vous disposez d’un compte rattaché à une organisation configurée par des Agent Admin. Autrement dit, la solution est déjà configurée, il ne reste plus qu'à la prendre en main !

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• Périmètre d’accès : agendas et usagers de son service au sein de son organisation.

• Périmètre de configuration : Pas d’accès aux paramètres.

• Tâches : créer et modifier des rendez-vous, suivre les rendez-vous et leurs statut, rechercher des créneaux.

• Ne fait pas : créer des agents, modifier des motifs, des lieux ou l'organisation, accéder à d’autres services et organisations.

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Plus de détails sur chaque option :

Plages d'ouverture

Les plages d'ouverture vous permettent de définir vos disponibilités.

Ces plages d'ouverture permettent aux autres agents de votre organisation de prendre des rendez-vous pour les usagers sur vos disponibilités via le bouton Trouver un RDV. Si votre organisation publie ses disponibilités en ligne, ces créneaux seront également visibles pour les usagers.

Chaque plage d'ouverture doit être associée à un ou plusieurs motifs de rendez-vous préalablement créés par les Agents Administrateurs liés à votre service.

Vous pouvez créer :

• Des plages d'ouverture permanentes : en configurant une répétition sur plusieurs jours de la semaine. Si aucune date de fin n'est précisée, la plage sera répétée de manière illimitée.

• Des plages d'ouverture exceptionnelles : en créant des disponibilités ponctuelles, sans répétition.

Indisponibilités

Les indisponibilités vous permettent de fermer vos permanences de manière ponctuelle, par exemple en cas de congés, de formation ou d'absence exceptionnelle.

Les créneaux marqués comme indisponibles ne seront plus accessibles à la réservation pour les autres agents de votre organisation ni pour les usagers.

Vous avez également la possibilité de programmer des indisponibilités récurrentes.

Si vous créez une indisponibilité sur une permanence où des rendez-vous sont déjà planifiés, ceux-ci ne seront pas annulés automatiquement. Vous devrez les annuler manuellement.

Les jours fériés du calendrier français sont automatiquement paramétrés comme indisponibles dans la solution. Vous n'avez donc pas besoin de les ajouter manuellement.

Trouver un rendez-vous

Pour prendre un rendez-vous pour un usager, cliquez sur le bouton Trouver un RDV depuis l'interface.

Ce parcours vous permet d'accéder aux disponibilités de l'ensemble des agents pour un motif de rendez-vous donné. Vous pouvez affiner votre recherche à l'aide des filtres disponibles (agents, lieux, dates, etc.).

Lors de la prise de rendez-vous :

• Si le rendez-vous concerne un nouvel usager, vous devez "Créer un usager".

• Si l'usager existe déjà, vous pouvez le retrouver en effectuant une recherche par nom ou une information de contact.

Pour que l'usager reçoive les notifications de rendez-vous (par SMS et par email), assurez-vous que ses coordonnées sont correctement renseignées.

Si vous souhaitez poser un rendez-vous dans l'agenda d'un agent qui ne fait pas partie de votre service, utilisez l'option "Élargir la recherche". Cette fonctionnalité vous permet d'accéder aux créneaux disponibles dans d'autres services de votre organisation.

Usagers

Le menu Usagers vous permet de rechercher, par nom, les usagers ayant eu ou ayant un rendez-vous à venir au sein de votre service.

En accédant à la fiche d’un usager, vous pourrez consulter :

• Ses informations générales (nom, coordonnées, etc.) ;

• L’historique de ses rendez-vous passés ;

• Ses rendez-vous à venir ;

• Des statistiques liées à ses prises de rendez-vous (nombre de rendez-vous, annulations, etc.).

Liste des RDV

En tant qu’agent, vous avez accès à deux types de rendez-vous :

• Les rendez-vous associés à votre service.

• Les rendez-vous auxquels vous êtes personnellement assigné.

La liste des rendez-vous peut être filtrée selon plusieurs critères : agent, motif, période, etc. Vous avez également la possibilité d’exporter la liste au format .xls. Les fichiers générés sont accessibles dans l’onglet "Mon compte".

Le jour du rendez-vous, son statut passe automatiquement de "Rendez-vous à venir" à "À renseigner". Il est alors nécessaire de mettre à jour ce statut manuellement, en choisissant l’une des options suivantes :

• Rendez-vous honoré

• Absence non excusée

• Annulé

La mise à jour du statut des rendez-vous permet d'avoir des statistiques actualisées qui sont accessibles dans l'onglet "Statistiques".

Vous trouverez également des informations complémentaires dans la Foire Aux Questions​