Étape par étape
Changer d’outil, ce n’est pas seulement une configuration technique, c’est une transformation des pratiques au service d’un meilleur service aux usagers. Voilà quelques étapes conseillées pour déployer notre solution dans votre administration.
Partager l'ambition à l'équipe 🎯
Pourquoi changer ?
Les raison d'un changement peuvent variés selon vos cas d'usage. Il est essentiel de partir d'un constat commun, partagé par toute l'équipe, pour faciliter l'adoption au changement.
Simplifier la gestion des rendez-vous ?
Réduire les appels entrants ?
Améliorer la satisfaction des agents et des usagers ?
Identifier des référents 👤
Qui est responsable de quoi dans ce changement ?
L'impulsion du changement peut venir d'une direction ou des agents métiers confrontés directement aux problématiques. Chacun participera à son niveau au changement !
Les agents métiers : ils auront un rôle essentiel car ils sont au coeur des problématiques métiers et dans le quotidien de l'utilisation. Ils seront alors les meilleurs alliés pour définir les besoins métiers précis et ainsi configurer la solution dans la bonne direction !
Un référent outil : Il devra présenter et proposer un premier niveau de support aux agents métiers. Il est parfois plus simple de poser une question à un ou une collègue du couloir que d'écrire un mot au support de l'équipe produit ! Pour faciliter le déploiement, il est alors recommander d'identifier une personne référente au sein de votre équipe. Cette personne pourra assister à des sessions de formation et présentation collective régulièrement organisées par nos équipes !
Identifier les besoins avant de paramétrer 🔎
Qui gère des rendez-vous et quels sont les besoins ?
Il est également essentiel de bien définir les besoins des agents. Plusieurs questions peuvent aider à identifier finement les besoins métiers :
Quels services prennent des rendez-vous ?
Quels types de RDV existent ?
Quelles plages horaires sont disponibles ?
Quelles contraintes doivent être respectées ?
Déployer progressivement ☕️
Qui est volontaire ?
Il est préférable d’amorcer le déploiement progressivement, en commençant par des équipes motivées et prêtes à s’engager dans le changement. Ces premières équipes pourront ensuite devenir de véritables ambassadeurs de la solution au sein de votre administration. C’est également une excellente manière de tester l’outil, d’en mesurer l’impact et d’ajuster si nécessaire avant une généralisation. Il vaut toujours mieux ajuster à petite échelle que devoir revenir en arrière après être allé trop loin trop vite.
Former et rassurer les équipes 🎓
Comment ça marche ?
Il est fréquent, et tout à fait naturel, que les agents se demandent comment utiliser un nouvel outil. Comme pour toute solution numérique, la meilleure formation reste la pratique : se connecter, explorer l’interface, tester, se tromper… puis réussir ! Aucune formation magistrale ne pourra remplacer l’expérimentation réelle.
Cependant, il est recommandé de proposer un accompagnement progressif sous différentes formes :
Une présentation générale pour rassurer et donner une vision d’ensemble ;
Des ateliers pratiques par profil d’usage (prise de RDV, gestion de planning, etc.) ;
Un accès direct à la documentation d’aide en ligne pour favoriser l’autonomie.
Cet accompagnement combiné permet de lever les appréhensions et de favoriser une montée en compétence efficace et sereine.
Mesurer et améliorer 📊
Est-ce utile ?
Il est essentiel de planifier des points d’étape réguliers afin d’évaluer la pertinence de l’outil dans le quotidien des agents métiers. Parfois, une simple question comme « Tout se passe bien ? » permet de révéler des irritants ou frustrations qui seraient restés invisibles. Ces retours sont précieux : ils permettent d’ajuster progressivement la configuration de la solution pour qu’elle réponde au mieux aux besoins réels des agents.
Nous pouvons vous aider !
Nous pouvons, lors d'un temps d'échange individuel, vous accompagner dans la mise en place de la solution ! L'occasion de nous présenter vos besoins et de vous aider à la configuration et au déploiement de RDV Service Public dans le quotidien de votre équipe.
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