> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://aide.rdv-service-public.fr/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://aide.rdv-service-public.fr/documentation-utilisateur/configurer-son-espace.md). # Configurer son espace En tant qu’*Agent Admin d’Espace*, votre rôle est de configurer l’espace RDV Service Public de manière à ce que vos agents disposent d’une solution adaptée à leurs réalités métier. Votre rôle d’administrateur vise à offrir aux agents un cadre simple, cohérent et efficace pour simplifier le déploiement et l'utilisation. *** * Périmètre d’accès : tous les agendas, organisations et services de l’espace * Périmètre de configuration : espace et toutes les organisations * Tâches : créer l’espace, structurer les organisations et les services, nommer les *Agents Admin* dans les organisations et nommer d'autres *Agent Admin d'Espace* *** **Plus de détails sur chaque option :**
Agents En tant qu’**Administrateur d’Espace**, vous avez la possibilité d’inviter des agents à rejoindre votre espace RDV Service Public. #### Inviter un agent Pour inviter un agent : 1. Saisissez l’adresse e-mail de l’agent. 2. Sélectionnez le ou les services auxquels il sera affecté. 3. Associez-le à la ou aux organisations concernées. {% hint style="danger" %} **Vous devez inviter les agents individuellement. Il n'est pas possible d'envoyer des invitations à plusieurs adresses e-mail simultanément.** **L’invitation doit être validée par l’agent dans un délai de 48 heures (je sais plus). Passé ce délai, vous devrez procéder à une nouvelle invitation.** {% endhint %} Une fois l’invitation envoyée, l’agent recevra un e-mail contenant un lien lui permettant de rejoindre votre espace.\ L’agent devra obligatoirement valider cette invitation avant que vous puissiez gérer ses paramètres. #### Gérer les droits d'accès des agents Après validation de l’invitation par l’agent, vous pourrez : * Modifier ses affectations aux services et organisations. * Définir ou ajuster ses droits d’accès au sein de chaque organisation.
Webhook Les **webhooks** permettent à **RDV Service Public** de communiquer automatiquement avec le système d’information (SI) de votre organisation. **RDV Service Public peut envoyer des notifications à votre SI lorsqu’un événement a lieu**, comme : * La création d’un rendez-vous. * La modification d’un rendez-vous. * L’annulation d’un rendez-vous. Votre équipe informatique peut développer un module dans votre SI pour : * **Recevoir ces notifications en temps réel.** * **Mettre à jour automatiquement vos calendriers internes, logiciels métiers, etc.** Cette intégration vous permet de : * Automatiser certaines tâches (mise à jour de calendriers, notifications internes, etc). * Réduire les saisies manuelles. * Offrir une meilleure synchronisation entre **RDV Service Public** et vos outils internes. Pour les détails techniques et la mise en place, vous pouvez consulter la documentation dédiée :\ [Accéder à la documentation technique - Notifications Webhooks](https://github.com/betagouv/rdv-service-public/blob/production/docs/api/webhooks/api-notifications-webhooks.md)
Fiches usagers En tant qu’**Administrateur d’Espace**, vous pouvez personnaliser les informations affichées dans les fiches usagers. Vous avez la possibilité : * D’**ajouter des champs personnalisés** qui seront visibles dans les fiches usagers. * De **masquer certains champs** que vous ne souhaitez pas afficher. Ces ajustements vous permettent d’adapter les fiches aux besoins spécifiques de votre organisation et de vos agents. {% hint style="warning" %} **Les modifications que vous apportez s’appliqueront à l’ensemble des organisations et des services de votre espace.** {% endhint %}
Fiches RDV En tant qu’**Administrateur d’Espace**, vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage des **fiches RDV** en activant ou désactivant certains champs selon les besoins de vos organisations. Pour ce faire, cliquez sur votre nom en haut à droite, puis « Paramètres de mon espace ».
Cliquez ensuite sur la tuile « Fiches rendez-vous ».
Vous pourrez ensuite activer ou désactiver votre les différentes options décrites ci-après. {% hint style="info" %} Si vous ne voyez pas « Paramètre de mon espace », c’est que vous n’êtes pas administrateur de celui-ci. Nous vous invitons donc à contacter votre administrateur d’espace. {% endhint %} **Champ Contexte** Le champ **Contexte** permet aux agents, lors de la prise de rendez-vous, d’ajouter des informations complémentaires utiles à la gestion du rendez-vous.\ Ces informations sont : * **Uniquement visibles en interne**, par les agents disposant des droits d’accès au rendez-vous concerné. * Non accessibles aux usagers. {% hint style="warning" %} **Lorsque ce champ est désactivé, il est masqué dans l’interface.**\ **Les informations déjà saisies resteront enregistrées mais ne seront plus visibles.** {% endhint %} #### Salle d’attente Vous pouvez également configurer les paramètres liés à la **salle d’attente**, notamment : * Définir le **mode de notification des agents** lorsqu’un usager est présent en salle d’attente (notification visuelle, par mail).
Motifs Le motif est la raison du rendez-vous. Il permet de catégoriser les prises de rendez-vous, d’informer l’agent sur le contenu attendu et d’affiner les options (présentiel, téléphone, visio, option de prise de rendez-vous en ligne). En tant qu’Administrateur, vous pouvez créer des **motifs à l’échelle de votre espace**. Cela vous permet de mutualiser les motifs entre plusieurs organisations, sans avoir à les recréer pour chacune. Lors de la création, vous pouvez sélectionner les **organisations concernées** par ce motif. La configuration d’un motif s’effectue via 3 onglets : *** #### **Information générale** Un motif est avant tout un objet de rendez-vous qui se configure par un nom, une durée par défaut, un type et un service associé. {% hint style="success" %} **Vos motifs seront accessibles par les agents des services associés** {% endhint %} Les agents pourront créer des plages de disponibilités avec des motifs configurés et ainsi faciliter la recherche de créneaux dans votre organisation et planifier des rendez-vous. Si vous souhaitez proposer plusieurs modalités de rendez-vous (sur place, par téléphone, par visioconférence ou à domicile) ou plusieurs durée par défaut (30 minutes ou 60 minutes) pour un même motif, il sera nécessaire de dupliquer et créer plusieurs motifs. *** #### **Réservation en ligne** Un motif peut-être ouvert ou non à la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez sélectionner cette option depuis l'onglet ***réservation en ligne*** de l'écran de configuration des motifs. Vous devez cocher la case *ouvert aux usagers*. {% hint style="success" %} **Une pastille *****en ligne***** s'affichera pour chaque motif.** {% endhint %} Dès lors que vous ouvrez la prise de rendez-vous en ligne pour un motif, vous accéderez à des options de configurations supplémentaires liées au **délais minimum et maximum de réservation**. En configurant ces options, vous pouvez limiter la visibilités des disponibilités des plages de disponibilités des agents dans le parcours de prise de rendez-vous en ligne. Aussi, vous pouvez offrir la possibilité à vos usagers de **modifier leur créneau de rendez-vous en autonomie**. Un bouton déplacer le RDV s'affichera depuis leur récapitulatif de rendez-vous accessible depuis les notifications email et SMS. *** #### **Instruction et notification** Vous pouvez personnaliser des instructions de rendez-vous, motif par motif. Vous pouvez personnaliser ces instructions depuis l'onglet ***notification et instruction.*** Cette fonctionnalité permet de faire afficher ces instructions : * **Avant le rendez-vous** : dans le parcours en ligne, avant qu'un usager sélectionne un créneau * **Après le rendez-vous** : dans l'écran de confirmation du rendez-vous ainsi que dans la notification SMS, via l'URL *info/annulation* et dans la notification email, via le champ *information supplémentaires*
Services Vous pouvez gérer les services auxquels vos agents peuvent être affectés dans les différentes organisations. Vous avez la possibilité d’**activer un service** pour qu’il soit disponible dans votre espace. Vous pouvez également **désactiver un service**. Les agents ne pourront alors plus être affectés à ce service. {% hint style="info" %} **Si le service souhaité n’apparaît pas dans la liste proposée, vous pouvez en faire la demande en nous contactant via ce** [**formulaire**](https://rdv.anct.gouv.fr/aide/demande_support/new?role=agent\&sujet=Ajout+d%E2%80%99un+service)**.** {% endhint %}
Organisations En tant qu’administrateur, vous pouvez accéder à la liste de vos organisations présentes dans votre espace et consulter ou modifier leur configuration. Vous avez également la possibilité d’ajouter une nouvelle organisation à votre espace.
{% hint style="success" %} Vous trouverez également des informations complémentaires dans la [**Foire Aux Questions**​](/documentation-utilisateur/faq.md) {% endhint %}